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So funktioniert RaumPlan

Eine kurze Anleitung zu Anmeldung, Buchung und Verwaltung von Reservationen. Bei weiteren Fragen hilft dir unser Team gerne weiter.

Anmelden

RaumPlan funktioniert ohne Passwort. Sobald du versuchst, eine Reservation zu erstellen, öffnet sich automatisch das Anmeldefenster.

1Gib deine E-Mail-Adresse ein und klicke auf „Login-Link senden“.
2Öffne die E-Mail mit dem Betreff „Dein Login-Link für RaumPlan“ und klicke auf den Link darin.
3Du bist jetzt für 30 Tage angemeldet – ein neues Konto wird beim ersten Login automatisch angelegt.

Der Login-Link ist aus Sicherheitsgründen nur 15 Minuten gültig und kann nur einmal verwendet werden. Ist er abgelaufen, fordere über „Link erneut senden“ einfach einen neuen an.

Eine Reservation erstellen

Es gibt zwei Wege, um einen Raum zu buchen:

1Im Kalender (Startseite) direkt auf einen freien Zeitraum klicken oder ziehen.
2Oder oben rechts auf „+ Neue Reservation“ klicken.

Im Buchungsformular trägst du ein:

Raum – aus der Liste auswählen
Titel – z. B. „Teammeeting“
Start- und Endzeit – in 15-Minuten-Schritten

Zum Abschluss auf „Reservieren“ klicken. Du erhältst danach automatisch eine Bestätigung per E-Mail (siehe „Benachrichtigungen per E-Mail“).

Eine Reservation darf höchstens 8 Stunden dauern, nicht über Mitternacht gehen und nicht in der Vergangenheit liegen. Ist der gewählte Raum zur gleichen Zeit schon belegt, weist dich RaumPlan direkt darauf hin.

Mehrere Räume gleichzeitig buchen

Du kannst zur selben Zeit mehr als einen Raum reservieren, zum Beispiel wenn du für eine Veranstaltung zwei Räume gleichzeitig benötigst. Ein gemeinsames Buchungsformular für mehrere Räume gibt es nicht – erstelle dazu einfach für jeden Raum eine eigene Reservation wie in „Eine Reservation erstellen“ beschrieben.

Wiederkehrende Reservationen

Für regelmässige Termine (z. B. ein wöchentliches Jour fixe) aktivierst du im Buchungsformular die Option „Wiederholt sich wöchentlich“ und legst im Feld „Endet am“ fest, bis wann der Termin wiederholt werden soll (maximal ein Jahr im Voraus).

Termine, die zu einer Serie gehören, sind im Kalender mit einem 🔁-Symbol gekennzeichnet.

Einen einzelnen Termin der Serie ändern

Bearbeitest du einen Termin aus einer Serie, wird nur dieser eine Termin geändert und aus der Serie herausgelöst – alle übrigen Termine bleiben unverändert.

Termine der Serie löschen

Beim Löschen eines Serientermins fragt dich RaumPlan, ob du „Nur diesen Termin“ oder die „Ganze Serie“ (dieser und alle noch bevorstehenden Termine) löschen möchtest.

Bearbeiten und stornieren

Klicke im Kalender auf eine bestehende Reservation, um die Details zu sehen. Gehört sie dir, findest du dort die Buttons „Bearbeiten“ und „Löschen“.

Du kannst nur deine eigenen Reservationen bearbeiten oder stornieren.
Bereits vergangene Reservationen lassen sich nicht mehr ändern.
Beim Ändern von Start- oder Endzeit gelten dieselben Regeln wie beim Erstellen (15-Minuten-Schritte, keine Überschneidung mit anderen Reservationen im selben Raum).

Tipp: Im Kalender kannst du eine Reservation auch direkt per Ziehen (Drag & Drop) auf einen anderen Zeitpunkt verschieben – ausser bei Terminen, die Teil einer Serie sind.

Räume und Ausstattung

Unter Räume siehst du alle verfügbaren Räume mit Kapazität und – sofern vorhanden – der Ausstattung (z. B. Beamer, Whiteboard) als kleine Markierungen auf der Raumkarte. Von dort kannst du direkt über „Reservieren“ eine neue Buchung für diesen Raum starten.

Verlauf durchsuchen

Unter Verlauf findest du bereits abgeschlossene (vergangene) Reservationen, nach Tag gruppiert. Du kannst die Liste nach Raum, Zeitraum („Von“/„Bis“) filtern oder mit „Nur meine Reservationen“ auf deine eigenen Buchungen eingrenzen.

Bevorstehende Reservationen findest du nicht im Verlauf, sondern im Kalender auf der Startseite. Abgeschlossene Reservationen werden ausserdem nach 3 Monaten automatisch gelöscht – der Verlauf zeigt deshalb immer nur die letzten rund 3 Monate.

Benachrichtigungen per E-Mail

Du erhältst automatisch eine E-Mail, wenn:

eine Reservation erstellt wurde (Bestätigung),
eine Reservation geändert wurde,
eine Reservation storniert wurde,
ein Termin bevorsteht – jeweils 24 Stunden und 1 Stunde vorher als Erinnerung.

Häufige Fragen

Ich kann eine Reservation nicht mehr bearbeiten – warum?

Vergangene Reservationen können aus Nachvollziehbarkeitsgründen nicht mehr geändert oder gelöscht werden.

Kann ich für einen Raum eine bestimmte Ausstattung suchen?

Eine Filterfunktion nach Ausstattung gibt es aktuell nicht – die Ausstattung wird dir aber direkt auf jeder Raumkarte unter Räume angezeigt.

Ich habe eine weitere Frage, Feedback oder ein Problem gefunden.

Melde dich einfach bei uns – über die Kontaktseite findest du Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Bürozeiten unseres Teams. Wir freuen uns über jede Rückmeldung, auch wenn mal etwas nicht wie erwartet funktioniert.